Datenschutzerklärung für die Kollaborationplattform Microsoft 365 der Uniklinik Köln

Gerne stellen wir Ihnen die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO zur Verfügung:

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universitätsklinikum Köln
Kerpener Str. 62
50937 Köln
Telefon +49 221 478-0
Telefax +49 221 478-4095
E-Mail info@uk-koeln.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
E-Mail datenschutz@uk-koeln.de

2. Zwecke

Angebot einer Suite an kollaborativen Werkzeugen zur Zusammenarbeit und Speicherung von Dateien, inklusive Video- / Audio- und Chatkommunikation.

3. Verarbeitete Daten

Alle Datenkategorien, die in das Portal eingestellt werden; Von den Nutzern: E-Mail Adresse, Name, Profilbild, Telefonnummer, Abteilungsinformationen, Personalnummer, Datum der Erstsynchronisierung

4. Rechtsgrundlage

DSGVO, Art. 6, Buchstabe f

5. Empfänger

Alle Personen, die als Mitglieder eines Kollaborationsraums angelegt wurden. Des weiteren, Teilnehmer von individueller Video- / Audio- und Chatkommunikation.

6. Speicherdauer

Persönliche Datenräume werden 90 Tage nach dem Austritt gelöscht. Für die Löschfristen von Kollaborationsdatenräumen sind die jeweiligen Verantwortlichen zuständig. Microsoft 365 dient nicht der dauerhaften Datenhaltung.

7. Betroffenenrechte

Sie haben

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO
  • das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO