Nutzung des MeDICs

Zugang zu Daten und Biomaterialien

Der Zugang zu pseudonymisierten Patientendaten und Biomaterialien erfordert eine strikte Regelung, weshalb im Rahmen der MI-I an jedem MeDIC ein sogenanntes „Use and Access Committee“ (UAC) etabliert wird. Jede Datenanfrage muss durch ein positives Votum durch das UAC bewilligt werden. Die momentanen Mitglieder des Gremiums entnehmen Sie dem Abschnitt „Use and Access Committee“. Das UAC Köln hat die Aufgabe, Anträge auf Herausgabe von Biomaterialien und Nutzung von Patientendaten sowie Anträge auf Anwendung von Analysemethoden und -routinen nach organisatorischen, rechtlichen und wissenschaftlichen Aspekten zu bewerten und entsprechend Nutzungsanträge zu genehmigen oder abzulehnen. Das UAC übernimmt weder die Aufgaben der Ethikkommission noch der Datenschutzbeauftragten, sondern überprüft das Vorliegen der Voraussetzung (einschließlich der notwendigen Ressourcen im MeDIC) für eine Genehmigung.

Ab dem Zeitpunkt, bei welchem der Transferstelle alle notwendigen Dokumente für einen ordentlichen Nutzungsantrag vorliegen (siehe Nutzungsordnung), sollte das UAC Köln innerhalb von sechs Wochen eine Entscheidung über den Nutzungsantrag treffen. Demnach wird das UAC Köln nach Notwendigkeit einberufen, berät und entscheidet dann über alle vorliegenden Nutzungsanträge. Die Regularien zur ordentlichen Antragsstellung sowie die weiteren Schritte, die nach dem Zustandekommen eines Nutzungsvertrages erfolgen, sind in der Nutzungsordnung des MeDICs Köln hinterlegt.

Antragsprozess

Damit ein Antrag durch die Transferstelle Köln bearbeitet werden kann, müssen folgende Dokumente bei der Transferstelle Köln eingereicht werden:

  • Vollständig ausgefüllter Nutzungsantrag
  • Positives Votum der lokalen Ethikkommission
  • Gegebenenfalls: Stellungnahme des Datenschutzes

Die Dokumente müssen per E-Mail an die Transferstelle Köln transferstelle-medic@uni-koeln.de übermittelt werden. Alle nötigen Dokumente können unter dem Abschnitt „Dokumente und Formulare“ gefunden werden.

Für die Befugnis der Antragstellung gelten die Regeln der Deutschen Forschungsgesellschaft (DFG). Dies bedeutet, dass grundsätzlich allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ein Zugang zu den Daten im MeDIC gewährt werden kann. Eine Voraussetzung für die Antragstellung ist der Abschluss einer wissenschaftlichen Ausbildung, welche in der Regel mit einer Promotion beendet wird. Ein erfolgreicher Antrag endet im Abschluss eines Nutzungsvertrags, welcher von beiden Seiten unterschrieben werden muss.

Weitere Informationen und Beschreibungen zu den genauen Regularien zur Einreichung von ordentlichen Anträgen finden Sie in den Dokumenten unter dem Abschnitt „Dokumente und Formulare“. Wenn Sie weitere Fragen zum Antragsprozess haben, wenden Sie sich bitte an die Transferstelle des MeDICs Köln.

Zusammensetzung des Use and Access Committee

Jede Datenanfrage an das MeDIC Köln muss durch ein positives Votum durch das UAC bewilligt werden.
Das UAC Köln besteht aus stimmberechtigten und beratenden Mitgliedern.

Stimmberechtigte Mitglieder:

  • Ärztlicher Direktor des Universitätsklinikums Köln
  • Repräsentant der Medizinischen Fakultät der Universität zu Köln
  • Leiter des Medical Data Integration Centers (MeDIC), i.d.R. MI Professor
  • Vertreter der/des betroffenen Klinik/Instituts
  • Vertreter aus dem Bereich Biometrie, Epidemiologie, Statistik, Studiendesigns
  • Leiter der Biobank

Beratende Mitglieder (optional):

  • Datenschutzbeauftragter des Universitätsklinikums Köln
  • Vertreterr der Rechtsabteilung des Universitätsklinikums Köln
  • Vertreter der Ethikkommission der Medizinischen Fakultät der Universität zu Köln
  • Externe beratende Wissenschaftler
  • Antragsteller
  • Vertreter der Laboratoriumsmedizin (ggf. Pathologie)

Terminologieserver

Der zentrale Terminologieserver des HiGHmed Projekts und der NUM Projekte wird durch den Standort Köln der MI-I zur Verfügung gestellt.

Nutzung und Zugang (Kontakt)

Die Nutzung des zentralen Terminologieservers ist zunächst auf Mitglieder der Medizininformatik-Initiative und Mitglieder des „Netzwerk Universitätsmedizin” innerhalb von Deutschland beschränkt. Sollte Interesse einer Anbindung aus anderen Projekten oder Initiativen bestehen, werden diese individuell geprüft. Eine Anbindung an den Server kann unter der E-Mail-Adresse support-medic@uni-koeln.de beantragt werden. Eine Anbindung kann entweder über das Netz der DFN, oder aber über die Zugangsgewährung für spezielle IP Adressen erfolgen.

Nähere Informationen zur Anbindung an den zentralen Terminologieserver entnehmen Sie bitte dem Abschnitt "Dokumente und Formulare". Für eine Bearbeitung Ihres Zugangsantrages benötigen wir eine unterschriebene Vereinbarungserklärung. Diese ist ebenfalls unter "Dokumente und Formulare" zu finden. Um Zugang zu dem Terminologieserver zu beantragen, muss die unterschriebene Vereinbarungserklärung durch den Leiter der Institution an die oben genannte Email Adresse geschickt werden. Falls die Anbindung über eine Zugangsgewährung für IP-Adressen erfolgen soll, sollten in der E-Mail alle IP Adressen angegeben werden (inklusive Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter), die einen Zugang benötigen. Der Antrag wird schnellstmöglich bearbeitet.

Übersicht vorhandener Terminologien und Codesysteme

Hier finden Sie eine Übersicht aller Codesysteme und Terminologien, die zurzeit auf dem zentralen Terminologieserver abgelegt sind. (Stand 08.10.2021)

Datei CentralTS-CS

Datei CentralTS-VS

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